ЦИФРОВА ТРАНСФОРМАЦІЯ АКАДЕМІЧНИХ УСТАНОВ: ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ ТА ІНСТРУМЕНТИ ЙОГО РЕАЛІЗАЦІЇ
DOI:
https://doi.org/10.32689/2523-4536/79-1Ключові слова:
електронний документообіг, цифрова трансформація, академічні установи, інформаційні системи, EDMS/ECM платформи, інтеграція з LMS та ERP, штучний інтелект у документообігуАнотація
У статті досліджено електронний документообіг (ЕДО) як ключовий інструмент цифрової трансформації академічних установ. Розглянуто історичні етапи розвитку документообігу – від паперових архівів до інтегрованих хмарних та AI-орієнтованих платформ. Проаналізовано сучасні технологічні рішення для реалізації ЕДО, зокрема Microsoft 365, Google Workspace, M-Files, АСКОД, Мегаполіс.Документообіг, АС «Деканат» та інші. Узагальнено юридичні, технічні та організаційні вимоги до впровадження таких систем у вищих навчальних закладах. Особливу увагу приділено проблемам інтеграції з LMS, ERP, хмарними сервісами, опору змінам, фінансуванню та кібербезпеці. Подано практичні кейси, типові сценарії застосування, рекомендації щодо вибору систем залежно від типу установи. Визначено перспективні напрями розвитку: штучний інтелект, роботизація процесів (RPA), смарт-контракти, цифровий суверенітет, персоналізовані інтерфейси та адаптивні моделі ЕДО.
Посилання
Khuda Bux Brohi, Saifullah Memon, Khalid Hussain Shaikh. Navigating Barriers to Successful Implementation of Digital Record Management System: A Case Study of Pakistani Public Sector Universities. Journal of Entrepreneurship, Management and Innovation. 2023. Vol. 5(3). P. 414-429.
Mayhew E. Implementing electronic management of assessment: four key barriers faced by higher education providers moving to online submission and feedback. Research in Learning Technology. 2018. Vol. 26. Pp.1-13.
Imeri F., Memeti A., Sadiki F., Idrizi F., Memeti E. Transforming document management: the integration of an automated system at the university of Tetova. Journal of Natural Sciences and Mathematics of UT-JNSM, 2024 Vol. 9. No. 17-18. Pp. 333 – 339.
Ayaz A., Yanartaş M.. An analysis on the unified theory of acceptance and use of technology theory (UTAUT): Acceptance of electronic document management system (EDMS). Computers in Human Behavior Reports. 2020. Vol. 2. 100032. DOI: https://doi.org/10.1016/j.chbr.2020.100032
Dian A., Kusworo A, Jatmiko S. Electronic document management systems implementation across industries: systematic analysis. Indonesian Journal of Electrical Engineering and Computer Science. 2024. Vol. 36. Pp. 264-273.
Setiawan H., Absar U., Fahmi R., Husein S. Hadirnya Manajemen Kearsipan sebagai Penunjang Efesiensi Administrasi di Dunia Pendidikan. El-Mujtama: Jurnal Pengabdian Masyarakat, 2025. Vol. 5(3). Pp. 460–466.
Magalhães J. C., Alves A., Costa N., Rodrigues A. R. Improving processes in a postgraduate office of a university through Lean office tools. International Journal for Quality Research. 2019. Vol. 13(4). Pp.797–810.
Paul Joseph Estrera. Electronic Document Management System for Higher Education Institution. International Journal of Innovative Science and Research Technology. 2017. Vol. 2. Issue 5. P. 549 – 556.
Bobadilla Q., José L., Rodriguez F., Jose J., Seminario C., Jorge L., Cabrera C., Saba A. Optimization of Document Management in Public Universities: Strategies and Technologies to Improve Administrative Processes. Nanotechnology Perceptions. 2024. Vol. 20. No. S15 P. 961-975.
Malekani A. Examining the efficacy of Electronic Document Management System and Employees’ Perceptions of its Usefulness at Sokoine University of Agriculture. University of Dar es Salaam Library Journal. 2023. Vol. 18. No 1. P. 112-133.
Pasichnyk M., Savchuk H., Strelbytska S., Tkach L., Patrytskyi V., Palekha Y. Technologies for Electronic Document Management in the Enterprise. In: Štarchoň, P., Fedushko, S., Gubíniová, K. (eds) Data-Centric Business and Applications. Lecture Notes on Data Engineering and Communications Technologies. 2024. Vol 213. Springer, Cham. https://doi.org/10.1007/978-3-031-62213-7_10
Гарбич-Мошора О. Електронний документообіг у закладі вищої освіти: тенденції та перспективи. Молодь і ринок. 2018. №9 (164). C. 80-84.
Craig R. The Filing Cabinet: A Vertical History of Information. Publisher Univ Of Minnesota, May 25, 2021, 280 pages.
Tyrväinen P., Päivärinta T., Salminen A., Iivari J. Characterizing the evolving research on enterprise content management. European Journal of Information Systems. 2006. Vol. 15:6. P. 627-634.
Smith H., McKeen J. Developments in practice VIII: Enterprise content management. Communications of the Association for Information Systems. 2003. Vol. 11. P. 647-659.
Laumer S., Beimborn D., Maier C. et al. Enterprise Content Management. Business & Information Systems Engineering. 2013. Vol. 5. P. 449–452.
Alalwan J.A., Weistroffer H.R. Enterprise content management research: a comprehensive review", Journal of Enterprise Information Management. 2012. Vol. 25 No. 5. Pp. 441-461.
Pandey M., Arora M., Arora S., Goyal C., Gera V. K., Yadav H. AI-based Integrated Approach for the Development of Intelligent Document Management System (IDMS). Procedia Computer Science. 2022. Vol. 230. P. 725-736.
Nagaraj Bhadurgatte Revanasiddappa. AI-driven document management systems: revolutionizing information retrieval and workflow automation. Engineering Technology Leader, Independent Researcher, USA. World Journal of Advanced Research and Reviews. 2021. Vol. 12(02). P. 680-691.
Khuda Bux Brohi, Saifullah Memon, Khalid Hussain Shaikh (2023). Navigating Barriers to Successful Implementation of Digital Record Management System: A Case Study of Pakistani Public Sector Universities. Journal of Entrepreneurship, Management and Innovation, vol. 5(3), p. 414-429.
Mayhew E. (2018). Implementing electronic management of assessment: four key barriers faced by higher education providers moving to online submission and feedback. Research in Learning Technology, vol. 26, pp.1-13.
Imeri F., Memeti A., Sadiki F., Idrizi F., Memeti E. (2024). Transforming document management: the integration of an automated system at the university of Tetova. Journal of Natural Sciences and Mathematics of UT-JNSM, vol. 9 | No. 17-18, pp. 333 – 339.
Ayaz A., Yanartaş M. (2020) An analysis on the unified theory of acceptance and use of technology theory (UTAUT): Acceptance of electronic document management system (EDMS). Computers in Human Behavior Reports, 2, 100032. https://doi.org/10.1016/j.chbr.2020.100032
Dian A., Kusworo A, Jatmiko S. (2024) Electronic document management systems implementation across industries: systematic analysis. Indonesian Journal of Electrical Engineering and Computer Science, vol. 36, pp. 264-273.
Setiawan H., Absar U., Fahmi R., Husein S. (2025) Hadirnya Manajemen Kearsipan sebagai Penunjang Efesiensi Administrasi di Dunia Pendidikan. El-Mujtama: Jurnal Pengabdian Masyarakat, vol. 5(3), pp. 460–466.
Magalhães J. C., Alves A., Costa N., Rodrigues A. R. (2019). Improving processes in a postgraduate office of a university through Lean office tools. International Journal for Quality Research, vol. 13(4), pp.797–810.
Paul Joseph Estrera (2017). Electronic Document Management System for Higher Education Institution. International Journal of Innovative Science and Research Technology, vol. 2, iss. 5, pp. 549 – 556.
Bobadilla Q., José L., Rodriguez F., Jose J., Seminario C., Jorge L., Cabrera C., Saba A. (2024). Optimization of Document Management in Public Universities: Strategies and Technologies to Improve Administrative Processes. Nanotechnology Perceptions, Vol. 20, No. S15, pp. 961-975.
Malekani A. (2023). Examining the efficacy of Electronic Document Management System and Employees’ Perceptions of its Usefulness at Sokoine University of Agriculture. University of Dar es Salaam Library Journal, vol. 18, no. 1, pp. 112-133.
Pasichnyk M., Savchuk H., Strelbytska S., Tkach L., Patrytskyi V., Palekha Y. (2024) Technologies for Electronic Document Management in the Enterprise. In: Štarchoň, P., Fedushko, S., Gubíniová, K. (eds) Data-Centric Business and Applications. Lecture Notes on Data Engineering and Communications Technologies, vol. 213. Springer, Cham. DOI: https://doi.org/10.1007/978-3-031-62213-7_10
Harbych-Moshora O. (2018) Elektronnyy dokumentobih u zakladi vyshchoyi osvity: tendentsiyi ta perspektyvy [Electronic Document Flow in Higher Education Institutions: Trends and Prospects]. Molod i rynok, no. 9 (164), pp. 80-84.
Craig R. (2021). The Filing Cabinet: A Vertical History of Information. Publisher Univ Of Minnesota, May 25, 280 p.
Tyrväinen P., Päivärinta T., Salminen A., Iivari J. (2006). Characterizing the evolving research on enterprise content management. European Journal of Information Systems, vol. 15:6, pp. 627-634.
Smith H., McKeen J. (2003). Developments in practice VIII: Enterprise content management. Communications of the Association for Information Systems, vol. 11, pp. 647-659.
Laumer S., Beimborn D., Maier C. (2013) Enterprise Content Management. Business & Information Systems Engineering, vol. 5, pp. 449–452.
Alalwan J.A., Weistroffer H.R. (2012). Enterprise content management research: a comprehensive review. Journal of Enterprise Information Management, vol. 25, no. 5, pp. 441-461.
Pandey M., Arora M., Arora S., Goyal C., Gera V. K., Yadav H. (2022). AI-based Integrated Approach for the Development of Intelligent Document Management System (IDMS). Procedia Computer Science, vol. 230, pp. 725-736.
Nagaraj Bhadurgatte Revanasiddappa (2021). AI-driven document management systems: revolutionizing information retrieval and workflow automation. Engineering Technology Leader, Independent Researcher, USA. World Journal of Advanced Research and Reviews, vol. 12(02), pp. 680-691.
